Membros e servidores são orientados a usar e-mail institucional para comunicação administrativa

Já está em vigor o Ato PGJ nº 14/2013, que regulamenta o uso do e-mail institucional e normatiza as regras para criação, especificação e exclusão de contas. A partir da regulamentação, todas as comunicações eletrônicas formuladas pela Procuradoria Geral de Justiça e demais órgãos da Administração Superior aos membros e servidores do Ministério Público do Estado de Alagoas (MPE/AL) devem, preferencialmente, ocorrer por meio do e-mail oficial.

Serão fornecidas contas de usuários individual para todos os membros, servidores efetivos e comissionados do órgão ministerial, que ficarão sob responsabilidade dos próprios usuários. Também haverá contas para setores, coordenadorias, diretorias, comissões e grupos trabalhos. Nestes dois últimos  casos, caberá ao presidente da comissão ou grupo de trabalho solicitar a criação do e-mail e a desativação dele ao final das atividades.

O nome de usuário das contas individuais obedecem ao padrão [email protected] e o das contas coletivas, [email protected]. Já o nome de usuário das contas de e-mail criadas para comissões ou outros grupos de trabalho poderão ser nominadas com o título do coletivo. Presumem-se recebidos todos os e-mails remetidos pela Administração Superior aos usuários da conta eletrônica institucional, salvo prova em contrário.

Os membros e servidores também podem criar grupos de e-mail mediante justificativa formal, após a aprovação da Diretoria de Tecnologia e Informação. O grupo de e-mail será de responsabilidade do solicitante, que também ficará competente por excluir a conta com a extinção do respectivo agrupamento. Caberá à Diretoria de Tecnologia da Informação analisar e executar o bloqueio da conta de e-mail não utilizada por mais de 180 dias, permitindo exclusão da conta após 18 meses.

Usuários devem ter cuidado com envio de conteúdo

A veiculação de mensagens de conteúdo deve ser exclusiva para comunicação administrativa, não sendo permitido o uso para fins comerciais, políticos, religiosos ou outros que não sejam consonante com o uso institucional. As mensagens emitidas através do e-mail institucional são elementos de formação da imagem institucional do MP/AL e merecem o mesmo tratamento da correspondência impressa, inclusive quanto ao uso da norma culta;

O MPE/AL considera inadmissível o uso do e-mail institucional para transmissão e recebimento de mensagens pessoais do usuário individual, bem como para acesso a redes sociais, cadastros em sites de compras bem como qualquer outra utilização estranha às funções institucionais e funcionais. A Administração Superior do órgão lembra ainda que os usuários devem evitar revelar dados pessoais e privados por e-mail institucional.

A resposta ao e-mail recebido deverá ser, necessariamente, através da mesma mensagem, gerando assim uma série histórica. Caso o assunto tratado, seja confidencial, o servidor ou membro deve dar preferência ao contato pessoal, que deve valorizar o uso da opção de alta prioridade ou do texto “urgente” e “importante” para que eles não caiam em descrédito. Ainda em relação a grafia, os usuários devem evitar a escrita de todo o texto em caixa alta e a utilização de emoticons.

Ao enviar mensagens para vários destinatários, principalmente externos, o servidor deve ocultar todos os endereços de e-mail, colocando-os no campo CCO (Com Cópia Oculta), para preservar o endereço de e-mail institucional contra a recepção de mensagens não solicitadas. Está vedada a cessão, a qualquer título, da lista de endereços dos usuários da conta institucional do MPE/AL à pessoa estranha aos quadros da Casa, salvo para finalidade de interesse do órgão ministerial.